El gran desafío de las finanzas empresariales modernas es en gran parte acompañar estratégicamente el crecimiento del negocio. Para ello es necesario alcanzar un sistema de gestión de las finanzas de la empresa que logre tener un funcionamiento productivo. Luego, claro, siempre se puede mejorar: la mejora continua es parte intrínseca del mismo sistema de gestión.

Para conformar un sistema de planificación y análisis financiero eficiente podemos construir teniendo en foco siempre como base las 7S de McKinsey: style (estilo), staff (personal), systems (sistemas), strategy (estrategia), structura (estructura), skills (habilidades) y shared values (valores compartidos).

Tal vez, en este temprano punto del post, hayamos entrado en conflicto. Es muy probable que a esta altura hayas pensado algo como:

• “claro, Plika, es muy fácil decir eso, pero es que tú no conoces al CEO de mi empresa, no vengas a hablarme de modernizar las finanzas con un software nuevo”, o
• “eso de los valores compartidos y el estilo puede que funcione en otros países, aquí en Latinoamérica no es igual, las personas somos individualistas y lo veo todos los días en mi trabajo que las áreas hacen cada una lo que quiere y no podemos alinear una metodología común” o también, una muy tragicómica si lo pensamos,
• “¿estrategia corporativa? ¿planificación? ¿toma de decisiones basadas en datos? es que no es parte de nuestra cultura, no está en nuestro ADN todavía”.

Si has levantado alguna de esas barreras a lo que te hemos dicho, está excelente, ya que es justamente de lo que queremos hablarte hoy 😉 Sí, así es, es nuestro tema de hoy, el cual se puede simplificar con una pregunta: ¿cómo podemos ayudarte desde Plika a mejorar las finanzas empresariales de tu organización teniendo en cuenta las dificultades que se nos presentan en nuestras Pymes hoy en día?

Te invitamos a que nos acompañes con tu lectura: sabemos que tu tiempo es oro, ¡por lo que prometemos ser expeditivos y pragmáticos!

¿Qué son las finanzas empresariales?

En primer lugar, vamos a alinear a qué nos referimos cuando hablamos de finanzas empresariales. Con este término hacemos alusión a todos aquellos procesos que están vinculados a la toma de decisiones respecto del capital del negocio.

El área financiera de la empresa vela por el mejor uso de los recursos de esta, incluyendo el financiamiento, la reestructuración del capital y las inversiones a realizar, entre varios otros subprocesos que veremos a continuación.

¿Por qué son importantes las finanzas empresariales en las empresas?

La administración financiera de una empresa es clave para lograr los objetivos económicos y debe tener prioridad en la asignación de recursos.

Entre las responsabilidades del CFO y su equipo encontramos tareas críticas para el éxito del negocio, como por ejemplo el análisis de las inversiones realizadas o por realizar, el financiamiento de la empresa, la política de dividendos o compensación de los accionistas, gestión del flujo de efectivo, confección del presupuesto, construcción de un modelo financiero, control de pagos y cobranzas, gestión del riesgo financiero, entre varias más.

En pos de que sean llevadas a cabo con consistencia y en el máximo nivel de calidad posible, se debe rodear al equipo de finanzas de la organización de un contexto que saque lo mejor de sí mismos. A esto nos referimos en el párrafo inicial del post, al hablar de un “sistema” de gestión de finanzas empresariales.

Ahora, ¿cómo lograr esto? ¿cómo vencer a los obstáculos que no dependen de nosotros? Te invitamos a que nos acompañes a ver algunas cosas que hemos aprendido en más de 15 años de asistir a las áreas financieras de las pequeñas, medianas y grandes empresas de Latinoamérica.

¿Cómo controlar las finanzas empresariales?

Tu empresa, en este momento, tiene un sistema de gestión financiero. No, no somos ningunos gurús ni mentalistas, pero ésa es una verdad de Perogrullo. La pregunta no es, en realidad, si lo tiene o no, sino si es el mejor sistema de gestión de finanzas que puede llegar a tener. Y no hablamos de software claro; estamos hablando de procesos, personas, culturas. Formas de hacer las cosas.

Desde nuestra experiencia de acompañar las finanzas en pymes por más de una década (casi dos), los sistemas de gestión financiera de las empresas suelen repetir 4 dolores fundamentales que dificultan el crecimiento y la mejora del desempeño. ¡Aquí van!

1. Limitantes en la proyección de escenarios¿Sabías que el 62% de los CFOs de pymes latinoamericanas considera que el proceso de Forecasting de su empresa no está lo suficientemente desarrollado? Sí, ¡leíste bien! 6 de cada 10 empresas pequeñas y medianas no están contentas con su modelo de previsión de escenarios.Este proceso está muy ligado a la herramienta que utilizamos. La actualización de un simple dato, cambios en la necesidad de visualizar tal o cual información, o la misma interfaz de usuarios con la que exhibimos nuestras presentaciones, se vuelve más o menos estresante si lo hacemos en un software ágil y simple, pensado para presentaciones y para gestión dinámica de cubos de información, que si lo hacemos en una gráfica plasmada en una hoja de cálculo de Excel o de Google Sheets.De nuevo, no queremos levantar murallas “anti-Excel”: creemos también que es un software extraordinario, efectivo y valiosísimo. Para nada es necesario dejarlo atrás, como reflexiona @SteveRosvold de la CFO University:“Creo que es más probable que al tratar de reemplazar Excel en FP&A, las empresas crearán una desconexión entre las operaciones y el proceso de planificación. Ningún director financiero quiere que eso suceda”. Cita desde CFO: Corporate Finance for Executive LeadershipAquí te proponemos apalancarte sobre Excel para ir por algo superador. Vivimos, comerciamos y planificamos en Latinoamérica. El FMI estimó para nuestra región una inflación promedio en 2022 de 5,8% intermensual. Es demasiada inestabilidad macroeconómica como para estar actualizando celdas manualmente cada vez que queremos analizar resultados y estimaciones. ¡Integra el uso de Excel a una solución FP&A y potencia las finanzas de tu negocio!
2. Acumulación de tareas manualesSegún el e-book de la consultora Accenture “Seize the Advantage Point”, la tecnología disponible en el mercado hoy podría automatizar el 80% de las tareas de un equipo de finanzas empresariales estándar. Este dato, que surge del mercado americano, nos permite visualizar que, en general, los negocios se encuentran en el onboarding de la trasformación digital de las finanzas.En Latinoamérica estamos un poco más rezagados. Oracle hizo un estudio en 2020 que arrojó que el 37% de los CFOs pasa más tiempo recopilando datos de manera manual que haciendo tareas de mayor valor agregado, como por ejemplo análisis y proyecciones.El “2022 Global CPM Trend Report” cita una encuesta propia en la cual el 90% de los actores de finanzas consultados reconoció que en los últimos dos años las finanzas y los procesos comerciales se han vuelto mucho más desafiantes y complejos. Este escenario no tiene imagen de que vaya a cambiar; tu pyme debe estar preparada para surfear las inquietas aguas del mundo de los negocios moderno y debe hacer sobre la base de un sistema de gestión financiera sólido y probado.Automatizar todo lo que se pueda debe ser una premisa fundamental, liberando de esta manera el tiempo del personal en tareas creativas, que requieran inteligencia y sensibilidad humana.
3. Dependencia del área de TIEste es otro gran problema que encontramos en las finanzas de las pymes de LATAM: el área de finanzas para poder avanzar necesita que le llegue el reporte desde el área de Sistemas. Esto puede llegar a generar un gran número de contratiempos, malentendidos y desperdicio de tiempo. Sucesos muy comunes a los que lamentablemente ya nos hemos acostumbrado en las empresas: los reportes se piden tarde y hay que andar corriendo; TI demora porque es un cuello de botella; no hubo un requerimiento correcto o TI lo malinterpretó y se debe iterar la realización del reporte, entre muchos otros “casos de no éxito” muy comunes 😊.Nuestro estudio nos reveló que 7 de cada 10 CFOs consideran que dependen en exceso para su gusto del área de TI. En este sentido, implementar una herramienta de software que consolide los datos de todo el negocio (es decir generados en todas las áreas) en un solo lugar, y que sea pertenencia del equipo de finanzas, ayuda a empoderar a éste, liberando al equipo de sistemas.Ahora el CFO y sus colaboradores podrán disponer de la información, limpiar, curarla, corregirla, moldearla y proyectarla sin necesidad de hacer intervenir a otros equipos en el proceso, ganando tiempo y calidad de trabajo.
4. La recopilación de los datosEn la mitología griega, las danaides eran 50 hijas del rey Dánao. Por un crimen que cometieron, fueron castigadas en el Averno y se les dictó una curiosa condena: debían llenar un tonel con agua extraída de un río, pero los cántaros que se les habían proporcionado para tal fin no tenían fondo.¿Has sentido desde tu rol de CFO que estás haciendo un trabajo inútil en la recopilación de datos? Este es el primer y gran obstáculo para ir hacia finanzas empresariales más saludables: queremos sentarnos a procesar información, hacer analítica y proyectar escenarios, ¡pero primero debemos recuperar los datos que están por todas partes!Si es así, ten en cuenta que no estás sólo: el 58% de los CFOs de Latinoamérica, según un estudio propio reciente, cree que la recolección de datos e integración en una plataforma única de éstos es un serio problema en sus organizaciones.Algunas áreas trabajan con ERP, otras tienen su propio Excel, otras usan una herramienta de gestión ad hoc. Juntar esa data en una sola herramienta no sólo es desgastante y estresante para el equipo: es un gran riesgo también y disminuye el nivel de confiabilidad de esos datos (el 77% de la misma muestra señaló que no confía en la calidad de los datos obtenidos).Esta parte deficiente del sistema de gestión financiera de la organización se puede resolver con la adopción de un software de FP&A. Una herramienta como Plika se integra a los diferentes softwares utilizados en la organización, incluido Excel, y se alimenta de ellos nucleando en un solo lugar todo lo que necesitas ver.

Hacia un sistema de gestión de finanzas empresariales más eficiente

Plika es un software de FP&A que te permite automatizar tus procesos de Budgeting, Controlling, Forecasting y Analytics. Se opera a través de una plataforma ágil y simple de gestión y analítica, lo que lo vuelve un soporte idóneo para las finanzas empresariales en las pymes de LATAM.

Con Plika ahorrarás tiempo de trabajo en toda tu operación, reducirás el desperdicio que implican las tareas repetitivas y bajarás el coste total de la función financiera en tu empresa. Para el CFO y el equipo financiero, liberará tiempo, lo que les permitirá colocar esfuerzo en tareas de mayor valor agregado.

Anímate a conocer la solución Plika mediante una experiencia demo; ¡es el cambio que tu negocio estaba necesitando!