El planeamiento y control de gestión es la actividad de planificar, ejecutar y controlar el comportamiento operativo de una organización en función de sus objetivos y estrategias predefinidas.

Si bien hay varias concepciones teóricas distintas desde el punto de vista académico acerca de qué implica el control de gestión en una empresa, en general hoy prevalece la visión denominada “moderna”. La misma pondera el desarrollo de un esquema integral de gestión de las finanzas de una empresa, abarcando las diferentes áreas y promoviendo una interacción continua entre la planificación y el control.

En el post de hoy vamos a contarte cuáles hemos visto desde nuestra experiencia que son los obstáculos más comunes en las pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica al momento de tener un proceso de planeamiento y control de gestión saludable y que aporte valor al negocio. También te brindaremos una recomendación para el soporte tecnológico de esta tarea, el cual es nuestra solución de FP&A: Plika.

Creemos que sería de una gran ayuda para ti y para tu compañía y vamos a contarte por qué. ¡Te invitamos a que nos acompañes!

Problemas comunes en el planeamiento y control de gestión de una empresa

Sabemos que algunas de las tareas que el Controller, Gerente de Finanzas, CFO o en empresas más pequeñas el mismo CEO, suelen tener a cargo son:

• acompañar el proceso de crear el Plan Estratégico,
• el establecimiento de un sistema de control interno,
• la integración de fuentes de información múltiples del negocio,
• la elaboración del presupuesto en conjunto con las áreas,
• la generación y seguimiento de indicadores de desempeño de las diferentes áreas de la organización en sí mismas y de ellas respecto del presupuesto.

Teniendo esto en consideración, según nuestra experiencia algunos de los problemas más comunes que surgen en el planeamiento y control de gestión de una pyme en LATAM son los siguientes:

1. Dificultad en recopilar e integrar la información que surge de las distintas partes de la empresa.Esto sumado a la falta de colaboración (muy común) entre las áreas, retrasa las siguientes fases del proceso. Frente a la mencionada situación es interesante pensar en la integración de sistemas de software como un ERP, CRM o el propio utilizado en la gestión del core del negocio con una solución integradora superior que facilite la labor del equipo de finanzas. Una solución FP&A no sólo puede hacer esto: es idónea para ello.Según la prestigiosa consultora Accenture, el 80% de las grandes empresas del mundo utilizan sistemas cross-integrados para la gestión de sus finanzas.
2. Falta de tiempo en los recursos asignados para poder cumplir con toda la tarea.Esto esconde muchas veces otro inconveniente: la no optimización del tiempo asignado. Lo vemos cuando un controller financiero insume demasiado tiempo en recopilar data o modelar una insight que se realiza todos los meses o una vez al año. Algo que quizá sucede por depender de Hojas de Cálculo.Otra vez según Accenture, 75% de los CFOs de grandes compañías encuestados por la consultora afirmaron que necesitaban destinar más tiempo a las tareas de decisión, análisis predictivo y gestión del rendimiento.Por otra parte, en un estudio propio de Plika, una muestra de financieros de empresas latinoamericanos afirmó que dedican sólo el 26% del tiempo del año a los procesos de Planning, Forecasting y Analysis.
3. Falta de una definición clara de los objetivos y de su asertiva comunicación al resto de la empresa.Una reciente estadística de un sitio de búsquedas laborales americano arrojó que menos del 20% de los empleados consulta diariamente la Intranet de las empresas y que casi el 75% tiene la sensación de que se pierde novedades. Esto nos lleva a la pregunta: ¿cómo alineamos a todas las áreas de una empresa dentro del marco de un proceso? Y  por otro lado, ¿cómo estamos comunicando los cambios? ¿Somos eficaces?
4. Falta de previsibilidad en los mercados y en la macroeconomía.En este punto queremos recomendarte nuestro post acerca de los riesgos financieros a los que se expone una firma y cómo utilizar el planeamiento para enfrentarlos: podrás verlo haciendo clic aquí.El problema analizado aquí, que es de causa externa a la Pyme, se suele combinar muchas veces con un síntoma interno, el cual es falta de previsión por el área financiera. Sin duda que ocurre debido a que estamos volcados a tareas probablemente “cien por ciento operativas”.El mismo estudio de Plika de 2018 mencionado antes, realizado sobre cientos de financieros de pequeñas y medianas empresas de Latinoamérica, nos reveló lo siguiente: el proceso de Forecasting es el que ellos consideran que requiere más desarrollo en sus organizaciones debido a que se encuentran «muy inmaduros».

De esta manera, las mencionadas circunstancias suelen obstaculizar la labor del área de finanzas e impedir que se generen en tiempo y forma los informes y reportes necesarios para la toma de decisiones por parte del cuerpo ejecutivo de la empresa.

Veamos a continuación algunas recomendaciones para potenciar el proceso de armado del plan financiero de una empresa y del control de gestión de este.

Buenas prácticas para potenciar el planeamiento y control de gestión de tu empresa

El Planeamiento y el Control de Gestión son dos herramientas que se complementan y se potencian. Si se realiza un plan pero no se controla luego, éste corre el riesgo de no dejar de ser más que una expresión de voluntad. Por otra parte, se efectúa un Control de Gestión sobre un plan definido previamente.

En este apartado enumeramos algunos consejos útiles a la hora de seguir un proceso de planificación y control de gestión:

• Piensa en largo, actúa en corto. El planeamiento y control de gestión es una actividad que se ejecuta en el corto plazo con una visión de largo. Con esta concepción, podremos mantenernos alineados de mejor manera a los objetivos propuestos por la empresa. La estrategia debe “bajarse a tierra” mediante medidas concretas y próximas (táctica).
  Es decir, el controller financiero debe tener el mapa que le muestra hacia dónde va, y le indica cuál debería ser el próximo paso para avanzar en aquella dirección.
• Esfuérzate en comunicar asertivamente. La solidez en el planeamiento y control de gestión de la compañía se incorpora desde el liderazgo y se baja hacia toda la organización de manera natural. Sin embargo, muchas veces es necesario forzar la comunicación necesaria para trasmitir la visión.
  El recomendable film estadounidense Moneyball (2011) cuenta la historia de Billy Beane, un manager de una franquicia deportiva de los Estados Unidos que innova en los procesos de management y toma de decisiones. No obtendrá resultados positivos hasta que decida comunicar de primera mano sus ideas y qué necesita de cada jugador.
• Mide. “Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar” (Peter Drucker).
  La Dirección de la empresa necesita un feedback certera y confiable sobre la situación del plan y su evolución mensual, trimestral y anual. Necesitan ver si las acciones tomadas están contribuyendo a llegar al objetivo o no.
• Agrega valor al dato bruto. En toda presentación la información es la esencia. Pero si puedes aportar una mirada personal, será un plus de valor. Recuerda que el propósito del Control de Gestión es obtener información de la salud de la empresa y previsualizar escenarios posibles futuros para saber por dónde ir.
• Lee el estado interno de la organización, pero no dejes de mirar el contexto. Una lectura 360º te ayudará a entender el negocio con relación al mercado. De esta manera, podrás prever de mejor manera los diferentes escenarios probables a los que se verá expuesto el negocio.

Recomendación final sobre la Planificación y Control Financiero

Como hemos visto en este post, una gran parte de los problemas e inconvenientes con los que nos enfrentamos en el planeamiento y control de gestión de las Pymes en Latinoamérica son solucionables con inversión en tecnología.

Algunos aspectos se basan en habilidades blandas como la comunicación y la colaboración entre los equipos, donde prima la idea por sobre la herramienta. Pero en puntos muy pragmáticos y técnicos como la recopilación de información, el procesamiento de los datos y el modelado de presentaciones y gráficas, el uso de una solución de software idónea es indispensable.

Con una solución de FP&A tus procesos de planificación y de control de gestión darán un salto de calidad. Algunas de los beneficios de la adopción de este tipo de sistemas son:

• Es escalable. Al operar mediante un modelo de suscripción, puedes ampliar o reducir la cantidad de licencias de usuarios que necesites mes a mes. Esto, claro, te permitirá no gastar de más y tener un servicio dinámico ajustado a tus necesidades. Incluso poder comenzar con una herramienta centralizada en Finanzas y luego ir sumando áreas del negocio poco a poco.
• No tienes que comprar el software. De nuevo: al ser por suscripción, lo pagas en tanto lo necesitas.
• Te ayudará a agilizar tus prácticas financieras. Con un software FP&A como Plika podrás automatizar tareas repetitivas, mejorar la relación de las áreas con tu equipo de finanzas e independizarte del equipo de TI, ya que podrás resolver dentro de herramienta las situaciones.

Puedes conocer la herramienta solicitando una demostración sin costo y de esa manera evaluar si realmente es lo que tu empresa está necesitando o no. ¡Hasta la próxima!